Komunikasi memainkan peran penting dalam setiap organisasi. Ini dapat membantu menghilangkan kesalahpahaman, dan membantu memfasilitasi aliran informasi. Tidak masalah dengan siapa Anda berkomunikasi – klien, pemangku kepentingan, staf, atau kolega – ada beberapa keterampilan penting yang akan membantu Anda berhasil.
Jika Anda mengetahui bahwa komunikasi di tempat kerja Anda dapat dilakukan dengan beberapa perbaikan, cobalah menerapkan beberapa perubahan ini ke praktik perusahaan Anda:
- 1. Dorong diskusi terbuka
Ketika Anda mendorong staf Anda untuk berkomunikasi secara terbuka, ada perasaan bahwa mereka akan dilihat dan didengar – dan pendapat mereka penting. Ketika orang diminta untuk memberikan umpan balik dan dapat berkontribusi dengan cara yang berarti, mereka merasa dihargai.
- 2. Pertimbangkan lebih banyak percakapan tatap muka atau telepon
Bagi banyak orang, email adalah salah satu larangan kehidupan modern. Volume email yang besar dapat menjadi masalah untuk dikelola, dan meresponsnya sepertinya menghabiskan banyak waktu.
Cukup sering, email yang diterima orang dapat dihindari sama sekali dan akan lebih cepat dan lebih mudah jika orang yang mengirim email mengangkat telepon atau dihentikan oleh meja rekan mereka untuk melakukan percakapan tatap muka.
- 3. Hati-hati saat menuliskan email
Sulit untuk mengartikan nada ketika membaca email, yang berarti bahwa sering kali seorang penerima akan mengambil email dalam konteks yang tidak dimaksudkan. Anda dapat menyebabkan seseorang tersinggung.
Demikian juga, jika Anda tidak jelas dalam komunikasi email Anda, penerima mungkin bingung. Terutama jika apa yang Anda katakan bersifat ambigu dan terbuka untuk interpretasi – orang lain mungkin percaya sesuatu yang sama sekali berbeda dengan apa yang Anda maksudkan untuk berkomunikasi.
Selalu baca-baca email Anda dan pastikan Anda menggunakan ejaan, tanda baca, dan tata bahasa yang tepat guna mendukung komunikasi non verbal yang tepat. Jika tidak, hal itu dapat mengganggu penerima Anda – dan banyak yang menganggapnya tidak sopan dan tidak profesional.
- 4. Waspadai bahasa tubuh
Ketika Anda berada dalam posisi kepemimpinan, Anda perlu memiliki kesadaran akan bahasa tubuh Anda sendiri dan cara orang di sekitar Anda bereaksi terhadapnya.
Anda harus berusaha berkomunikasi dengan kehadiran fisik yang positif. Kiat-kiatnya termasuk: tersenyum, menjaga kontak mata, menjaga lengan tidak menyilang dan memegang postur tubuh yang lurus dan tegak.
- 5. Buat rapat menjadi bermakna
Anda hanya boleh mengadakan rapat jika benar-benar diperlukan – terlalu sering di dunia korporat mereka hanya diadakan demi kepentingan itu, melibatkan para pemain yang terus berkembang yang tidak benar-benar perlu ada di sana.
Tentukan apakah Anda benar-benar membutuhkan pertemuan itu, atau apakah percakapan tatap muka atau telepon sudah cukup.
Jika rapat diperlukan, pastikan Anda menetapkan batas waktu dan agenda.
- 6. Gunakan gambar dan video
Anda sering dapat menyampaikan maksud Anda dengan lebih baik jika Anda memiliki grafik yang relevan – misalnya grafik, foto, atau bahkan meme yang berhati lembut. Banyak orang merespons informasi visual dengan lebih baik, jadi ingatlah ini. Klip video pendek juga dapat membantu memperkuat perpesanan Anda.